Qu’est-ce qu’un Training Management System

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Efficacité et rapidité dans l’administrattion et dans la logistique des cours : il y aussi cela parmi les avantages de la numérisation. Il nous est déjà arrivé de parler des Learning Management System et nous aurons bien sûr l’occasion d’y revenir, étant donné leur importance. Ceux-ci son des systèmes centrés sur la création et la fourniture de cours e-learning, et ne sont pas optimisés pour la gestion des salles.

Pour ce dernier aspect ont été développés des systèmes d’un autre type, qui ont un nom semblable mais une fonction totalement différente : les Training Management System (TMS). Nous en parlerons prochainement dans un webinar spécifique avec notre partenaire Training Orchestra, mais en attendant nous pouvons commencer par vous donner un premier aperçu pour comprendre de quoi il s’agit.

En extrême synthèse, nous pouvons dire que, tandis qu’un LMS sert à fournir les contenus, un TMS est conçu pour le back-office, à savoir pour l’administration et la logistique. Celui-ci aide les organisations à optimiser le flux des processus de formation en salles physiques et virtuelles, en fournissant une manière plus efficace pour gérer, tracer et vendre les activités gérées par un formateur.

Un TMS fournit un support dans les activités telles que élaborer les calendriers des sessions, attribuer les formateurs et les ressources à chaque salle, relever les coûts de manière analytique.

Les deux systèmes, TMS et LMS sont complémentaires entre eux. De cette manière, les organisations qui prévoient aussi bien des salles physiques que des instruments numériques peuvent décider d’investir dans les deux types de logiciel.

Un Learning Management System naît en ayant à l’esprit les bénéficiaires des cours : il sert à organiser les contenus, effectuer le cours et tracer les progrès accomplis.

Les fonctions d’un TMS

Le Training Management System, par contre, est conçu sur les besoins des administrateurs de la formation, tels que les training managers, les sociétés de formation, les responsables de corporate academy, les personnes de HR, etc. Un TMS s’occupe des processus de back-office, parmi lesquels par exemple :

  • Organisation de la logistique et des ressources.
  • Définition du calendrier du cours : salles virtuelles, sessions en présentiel, etc.
  • Administration automatisée et centralisation des données.
  • Confirmations d’inscription, email de relance.
  • Création de reports et business intelligence.
  • Contrôle des coûts et de la rentabilité, gestion et optimisation du budget.
  • Gestion de commandes et factures sur tout le cycle de vente, par société de formation et extended enterprise.

Nous aurons l’occasion d’approfondir en direct les caractéristiques d’un TMS et ses différences avec un LMS lors du webinar prévu pour le 29 septembre 2021. Prochainement nous publierons tous les détails : restez connectés !

Adaptive Learning

Adaptive learning : comment ça fonctionne et pourquoi

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« Je n’ai pas le temps, il y a toujours beaucoup de travail à faire » : c’est un des arguments les plus courants avancés par les personnes d’une entreprise (à tous les niveaux) face à l’idée d’un cours de formation. Outre la perception de ne pas avoir le temps, ce qui empêche une participation fructueuse aux activités de formation c’est aussi la carence d’espace mental, à savoir d’attention et de concentration, et aussi l’absence d’une motivation suffisante.

Souvent il y a aussi l’ennui, dû au fait qu’une partie des contenus – peut-être même la plupart de ceux-ci – est déjà connue, apprise dans des cours précédents ou directement avec l’expérience sur le terrain. 

On peut rappeler autant qu’on le souhaite qu’augmenter ses propres connaissances et compétences fait partie intégrante de l’activité professionnelle, surtout dans cette « économie de la connaissance ». Si dans la théorie nous sommes tous d’accord, dans la pratique la pression quotidienne des problèmes à résoudre et des objectifs à atteindre a presque toujours le dessus.

On pourrait donc dire que le problème n’est pas tant dans le quoi, à savoir dans l’importance de la formation, mais plutôt dans le comment faire en sorte que celle-ci trouve une réalisation pratique.

Ce « comment » est soutenu par (au moins) deux piliers : comment apprennent les adultes et comment utiliser au mieux la technologie numérique.

Et ce n’est pas un hasard si ceux-ci sont les points de référence de Apprendere. 

C’est justement grâce aux caractéristiques uniques du numérique que nous sommes aujourd’hui en mesure d’exploiter au mieux ce que nous connaissons déjà sur la manière avec laquelle les personnes apprennent. Les logiciels de adaptive learning (comme ceux de nos partenaires) fournissent à chaque individu les contenus les plus adaptés à ses connaissances, sans l’ennuyer avec ce qu’il sait déjà et sans le frustrer avec ce qui est encore trop avancé pour lui.

Mais il y a plus ! Les programmes de adaptive learning sont organisés de manière à renforcer le premier apprentissage en utilisant avec précision des mécanismes tels que l’interleaving et le spacing effect et en proposant les contenus avec l’alternance et la cadence temporelle optimales pour une mémorisation définitive et une intériorisation de la matière.

Mais comment faire avec le fait que « le temps manque » ? Ici entre en action le microlearning : le contenu est organisé en « cellules » brèves, centrées et pertinentes, pouvant être assimilées en 2 ou 3 minutes chacune. La personne peut choisir le moment le plus adéquat pour s’y dédier et trouvera toujours 3 minutes dans le flux de ses tâches quotidiennes. Jusqu’à devenir une habitude agréable et appréciée. 

Cette méthodologie, grâce aux possibilités inédites offertes par les nouvelles technologies, agit donc sur les criticités les plus communes : temps, motivation, assimilation effective des contenus, évaluation de l’accomplissement et de l’efficacité de la formation.

L’adaptive learning, combiné avec les mécanismes du micro learning, est peut-être en ce moment la frontière la plus innovante et intéressante de la formation numérique. C’est une des ressources principales sur laquelle APPrendere s’appuie pour transformer la manière d’apprendre dans les organisations.