Che cos’è un Training Management System

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Efficienza e rapidità nell’amministrazione e nella logistica dei corsi: c’è anche questo tra i benefici della digitalizzazione. Ci è già capitato di parlare dei Learning Management System e sicuramente avremo modo di tornarci, vista la loro importanza. Questi sono sistemi focalizzati sulla creazione ed erogazione dei corsi e-learning, e non sono ottimizzati per la gestione delle aule.

Per quest’ultimo aspetto sono stati sviluppati sistemi di altro tipo, che hanno un nome simile ma una funzione totalmente differente: i Training Management System (TMS). Ne parleremo presto in un apposito webinar insieme al nostro partner Training Orchestra, ma nell’attesa possiamo cominciare a dare una prima occhiata per capire di che cosa si tratta.

In estrema sintesi, possiamo dire che, mentre un LMS serve a erogare i contenuti, un TMS è pensato per il back-office, cioè per l’amministrazione e la logistica. Esso aiuta le organizzazioni a ottimizzare il flusso dei processi di formazione in aule fisiche e virtuali, fornendo un modo più efficiente di gestire, tracciare e vendere le attività gestite da un trainer.

Un TMS fornisce supporto in attività quali stilare i calendari delle sessioni, assegnare i trainer e le risorse a ciascuna aula, rilevare i costi in modo analitico.

I due sistemi, TMS e LMS sono complementari tra di loro. Così, le organizzazioni che prevedono sia aule fisiche che strumenti digitali possono decidere di investire in entrambi i tipi di software.

Un Learning Management System nasce avendo in mente i fruitori dei corsi: serve a organizzare i contenuti, erogare il corso e tracciare i progressi compiuti.

Le funzioni di un TMS

Il Training Management System, invece, è disegnato sui bisogno degli amministratori della formazione, come training manager, società di formazione, responsabili di corporate academy, persone di HR, eccetera. Un TMS tipicamente si occupa dei processi di back-office, tra i quali per esempio:

  • Organizzazione della logistica e delle risorse.
  • Calendarizzazione del corso: aule virtuali, sessioni in presenza, eccetera.
  • Amministrazione automatizzata e centralizzazione dei dati.
  • Conferme di iscrizione, email di pro-memoria.
  • Creazione di reports e business intelligence.
  • Monitoraggio dei costi e della redditività, gestione e ottimizzazione del budget.
  • Gestione di ordini e fatture sull’intero ciclo di vendita, per società di formazione ed extended enterprise.

Avremo modo di approfondire in diretta le caratteristiche di un TMS e le sue differenze con un LMS durante il webinar previsto per il 29 settembre 2021. Presto pubblicheremo tutti i dettagli: restate connessi!

Come è fatta una Digital Academy

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La Formazione Digitale può assumere molte forme e usare strumenti differenti, ma la “sede” naturale di una digital academy aziendale è un Learning Management System, più noto con la sua sigla LMS. Si tratta di una piattaforma online che ospita tutto quanto serve per l’erogazione e la gestione dell’attività formativa.

Uno strumento completo che può trasformare in modo significativo la performance delle persone in azienda, dei partner e dei clienti.

Multimediale e multicanale

Dentro un LMS è possibile creare percorsi sia verticali, per diventare esperti di una determinata materia, sia orizzontali, se si tratta di approfondire tematiche al di fuori del ruolo specifico o inerenti le soft skills. Si possono anche organizzare cataloghi di consultazione di materiali o canali tematici. Ed è possibile avere corsi indirizzati anche ai partner e ai clienti, per supportare l’utilizzo dei prodotti o dei servizi e rinforzare i vantaggi della collaborazione.

Gli oggetti didattici e i materiali possono essere di qualunque formato: documenti di testo, immagini, file audio, filmati, moduli interattivi… Questa varietà è un elemento fondamentale di efficacia, permettendo a tutti di seguire la propria modalità preferita. Ciascuno infatti apprende in modo diverso: c’è chi preferisce leggere un testo scritto e chi invece è maggiormente predisposto ad assimilare i contenuti ascoltandoli o attraverso altre attività ancora. 

Analogamente, è possibile mettere in condizione le persone di fruire dei corsi nei tempi e momenti per ciascuno più adatti: un LMS infatti funziona su ogni dispositivo, dal computer al tablet allo smartphone.

Collaborare e condividere

Altrettanto importante è la possibilità di interazione tra gli utenti: in un LMS tutti gli iscritti possono caricare materiali che possano interessare i colleghi, nonché partecipare a forum di discussione. “Dettaglio” tutt’altro che trascurabile: il ruolo della condivisione della conoscenza (knowledge sharing) e dell’apprendimento reciproco tra colleghi (peer learning) è decisivo per la costruzione di una formazione efficace. Cioè una formazione che conduca direttamente al fare, all’acquisizione di comportamenti nuovi e di performance migliori.

Tutti questi elementi fanno inoltre aumentare l’engagement delle persone, ingrediente irrinunciabile nell’ambiente digitale. 

Integrare e certificare

Un LMS consente anche di tenere traccia di tutti i momenti della formazione: attesta quando un utente si è collegato, quali materiali ha utilizzato e quali no e quindi se ha completato un certo ciclo di formazione oppure non ancora. Rende così possibile l’attestazione formale della formazione, cioè l’utilizzo del digitale anche per quei corsi obbligatori che devono essere certificati.

Infine, da sottolineare anche che è possibile, volendo, integrare l’LMS nei sistemi aziendali, in modo che l’utente abbia a disposizione la digital academy senza dover accedere ad un ambiente diverso da quello che usa per il suo lavoro. Ciò significa anche fare in modo che il sistema che gestisce la formazione può dialogare automaticamente con i sistemi di gestione dell’azienda, ma di questo parleremo in un altro post.

ha collaborato Simona Simionato

microlearning

Il nostro webinar sul microlearning

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Nel caso non abbiate avuto la possibilitá di seguire il nostro webinar “Come creare un corso microlearning da zero” oppure vorreste rivedere la registrazione ti lasciamo il link dove poter scaricare la registrazione.

Per tutte le domande o ti servisse qualche altra spiegazione contattaci.

Buona visione!

 

 

 

cosa é elearning

Che cosa é l’e-learning

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Basta una video-conferenza per poter dire che stiamo facendo formazione a distanza, nota anche come e-learning? La risposta è no. Vediamo perché.

La conferenza, come dice il nome, è quella cosa in cui diverse persone si riuniscono per conferire tra loro. L’etimologia della parola fa riferimento al concetto di “portare insieme”, poi divenuto “confrontare”. Una video-conferenza non è altro che un incontro di persone che usano gli strumenti digitali anziché incontrarsi fisicamente.

In questa pagina trovate una panoramica delle piattaforme più usate, da scegliere in funzione delle esigenze specifiche come ad esempio il numero di persone o le funzionalità richieste.

La video-conferenza non è uno strumento specificamente dedicato, né può coprire l’intera gamma delle possibili attività di formazione. Di fatto, essa è la semplice trasposizione digitale di ciò che si fa nel mondo materiale: la “lezione frontale”.

La quale “lezione frontale” è tutt’altro che la miglior soluzione per l’apprendimento degli adulti. Posto che è ormai tempo di interrogarci sulla reale efficacia di questo metodo anche con i ragazzi a scuola, gli adulti hanno esigenze e dinamiche di apprendimento del tutto diverse da quelle rese canoniche dalla scuola dell’era industriale.

E a prescindere dall’età dei discenti, parlare di e-learning significa riferirsi a qualcosa di molto diverso, e ben più complesso, che si regge su almeno 3 pilastri irrinunciabili: una organizzazione specifica, una infrastruttura dedicata, l’autonomia e l’iniziativa degli utenti (gli “studenti”).

Si tratta di allestire un ambiente digitale, come una sezione di sito web, contenente materiali di testo e multimediali, nonché sistemi di monitoraggio delle attività di ciascun utente e verifica dei progressi. Tale ambiente è collegato in modo trasparente con i sistemi aziendali – quali HR o sales, per esempio – così che i dati e le informazioni siano disponibili in modo immediato e i percorsi formativi siano aderenti alla realtà aziendale specifica.

L’e-learning richiede metodologie didattiche specifiche e strumenti dedicati, a partire dalle piattaforme come quelle di Docebo e Dokeos, partner di Apprendere. Calibrata ognuna per tipi di esigenze diverse, sono appunto le infrastrutture che forniscono i moduli e le funzionalità che poi Apprendere articola secondo ciascuno specifico progetto, “arredandole” con i corsi del caso. Corsi che, a loro volta, richiedono una impostazione metodologica e una progettazione altrettanto specifiche e dedicate.

Perché non basta una videoconferenza per fare formazione a distanza.