iSpring Days: conoscere gli authoring tools

Sono stati caratterizzati da contenuti densi e istruttivi gli iSpring Days Italy, che abbiamo organizzato il 20 e 21 ottobre 2021 con il nostro partner iSpring. Si è parlato di come funzionano i prodotti di questa azienda dall’esperienza ventennale, nota per i suoi authoring tools ma produttrice anche di un LMS. E si è parlato anche di formazione moderna e delle novità metodologiche che questa porta con sé.

Gli authoring tools sono un elemento costitutivo della nuova formazione, quella digitale.

Sono i software che servono per creare gli “oggetti di apprendimento” (i quali fanno le veci più o meno di quelli che nel vecchio paradigma sono i “materiali didattici”) e hanno ormai raggiunto livelli di elaborazione molto avanzati.

E proprio le ultime novità nelle funzionalità di iSpring Suite Max sono state tra le protagoniste del nostro appuntamento. Per cominciare la nostra Giuliana Impagliatelli ha illustrato le principali funzionalità che consentono di creare corsi dall’aspetto professionale. Poi è stata la volta di Xenia Xislova, direttamente da iSpring: ha svelato le nuove funzioni in procinto di essere rilasciate entro il 2022. Grazie a questi la suite farà un salto di qualità molto interessante.

Molto apprezzato è stato anche il case study presentato da Maria Ciardulli, Recruiting and Development Manager di Alliance Medical Italia. Abbiamo avuto modo di vedere da vicino come nella realtà sono stati applicati i principi e i metodi della formazione digitale e di iSpring.

Da ricordare anche i workshop pratici che hanno caratterizzato la seconda giornata, durante i quali i partecipanti hanno sperimentato alcune delle potenzialità della Suite Max e dell’LMS iSpring Learn, dalla progettazione alla realizzazione.

Con iSpring e le sue funzionalità così diversificate, siamo di fronte a uno degli esempi paradigmatici di come la moderna formazione digitale sia necessariamente un lavoro di squadra, intesa come collaborazione fra competenze molto distanti tra loro.

Gli esperti dei contenuti non possono più fare tutto da sé. Servono sviluppatori software, esperti di grafica digitale e di immagini (fisse e in movimento), piattaforme e strumenti diversi, come appunto gli authoring tools di iSpring.

Si tratta di sviluppare e sfruttare al meglio le potenzialità insite negli strumenti e nei devices digitali, che moltiplicano le possibilità di fare formazione e sviluppo in modo efficace. A patto di sapere come orientarsi e agire.

Infatti, tutto questo porta con sé un approccio progettuale e metodologie di erogazione altrettanto nuove e sostanzialmente diverse da quelle tradizionali.

È nata così la figura dell’Instructional Designer, e quest’ultima parola, “designer”, la dice lunga sulla natura del suo compito: molto meno docente, molto più progettista.

Di come progettare una Digital Academy coinvolgente ha parlato Edoardo Gironi, il nostro CEO. Invece Valentina Piccioli ha spiegato in che cosa consiste il lavoro del designer, fino ad andare oltre: l’Instructional Design incontra e si fonde con la User Experience.

Nasce così il Learner Experience Designer.

Cioè un professionista capace di trarre il meglio da quanto sappiamo del modo di apprendere degli adulti e dalle potenzialità della tecnologia.

Fra teoria e pratica, sono volati così i primi iSpring Days Italy, dedicati agli authoring tools di iSpring. La partecipazione numerosa e interattiva di professionisti e manager del settore è stata un feedback importante. Dimostra la vitalità di questo settore e il desiderio diffuso di aggiornamento e innovazione delle competenze. Che è anche lo spirito di APPrendere, nata per trasformare il modo di apprendere nelle organizzazioni.

ha collaborato Giuliana Impagliatelli

Alla scoperta di iSpring

In vista degli iSpring Days (20-21 ottobre 2021) abbiamo fatto un’interessante chiacchierata con Nadya StelsPartnership Manager Europe in iSpring, responsabile delle Partnership da 8 anni. iSpring è nostro partner come software di authoring, un particolare tipo di strumento di cui avevamo parlato in questo post.

Perché è importante per iSpring avere dei partner?

iSpring è un fornitore leader di software di e-learning che quest’anno ha celebrato il suo 20° anniversario. Per i nostri clienti e partner è molto importante avere in noi uno sviluppatore collaudato e presente sul mercato da diverso tempo. Questo è uno dei motivi per cui più di 59.000 clienti in tutto il mondo si affidano a noi.

iSpring è sempre aperta a nuovi partner, idee e collaborazioni. Crediamo che la collaborazione con gli appassionati di e-learning in tutto il mondo aumenti la nostra efficienza e aiuti a raggiungere risultati sorprendenti per tutti.

Come partner selezioniamo aziende che abbiano i nostri stessi valori e la nostra stessa visione. È proprio per questo che abbiamo scelto di collaborare con APPrendere e beneficiare dei risultati che si stanno ottenendo in questo momento. Prevediamo progetti ancora più interessanti nel prossimo futuro.

 Come sei venuta a conoscenza della realtà di APPrendere? Cosa ti ha spinto ad avviare una partnership?

Collaboriamo con APPrendere dal 2018. Tutto è iniziato con la partnership con Docebo, che promuoveva attivamente lo strumento di authoring iSpring Suite. 

APPrendere era già loro partner. Ho constatato immediatamente che era il partner adatto a cui affidare i nostri clienti, in quanto competenti, sempre orientati a soddisfare i bisogni del cliente e pieni di idee su come espandere il mercato dell’e-learning in Italia!

Proprio con questo intento, abbiamo deciso di organizzare in collaborazione con APPrendere,  l’evento online gratuito iSpring Days Italy 2021 che si svolgerà il 20 e 21 ottobre 2021. Vai subito all’Agenda  dell’evento per scoprire come si svolgeranno le due giornate e chi saranno gli ospiti che si uniranno a noi.

Ricordi il primo progetto che avete realizzato insieme? Quali fattori hanno contribuito alla riuscita del progetto?

Avevamo molti progetti. Oh sì, è stato un accordo molto veloce! Insieme al contratto di partnership firmato, APPrendere ci ha inviato il suo primo ordine per la licenza iSpring Suite per uno dei suoi clienti. Sono rimasta impressionata dalla loro attitudine al lavoro. È sempre un piacere poter collaborare con il team di APPrendere. In seguito abbiamo sviluppato altri progetti di successo insieme.

Perché secondo te l’ e-learning è così richiesto in questo momento storico?

A primo impatto, l’ e-learning sembrerebbe richiedere molto impegno. È necessario progettare materiali di formazione, creare un team che si occupi della formazione, spiegare ai dipendenti i vantaggi di un nuovo modello di formazione. Alcuni dei nostri clienti affermano che all’inizio hanno dovuto fare i conti con le difficoltà dei loro dipendenti che erano sempre stati abituati alla formazione offline.

Ma non appena le persone prendono dimestichezza con il nuovo modello di formazione, le aziende iniziano subito a vedere risultati sorprendenti: la produttività del personale aumenta, il turn over diminuisce, l’azienda può investire meno budget e tempo nella formazione online.

Inoltre, le aziende sono in grado di monitorare facilmente i risultati della formazione e personalizzare i programmi di formazione e-learning per diverse mansioni e persino per un singolo dipendente.

Queste attività portano l’azienda al raggiungimento di nuovi obiettivi, aumentando le vendite, rendendo il supporto tecnico più efficace, il che significa rendere i clienti più soddisfatti, e via dicendo.

ha collaborato Valeria Micci

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Perché ti serve un Training Management System

Lo scorso 29 settembre abbiamo potuto toccare con mano in che modo è possibile migliorare l’efficienza della gestione della formazione in azienda. È accaduto in occasione di un webinar gratuito che abbiamo organizzato insieme a Training Orchestra, il Training Management System partner di Apprendere. In collegamento c’erano numerosi L&D manager, HR e formatori.

La partnership con Training Orchestra è un ottimo esempio di ciò che APPrendere, tra le altre cose, offre alle aziende: la conoscenza degli strumenti e delle tecnologie più aggiornate e la capacità di scegliere la soluzione più adatta ad ogni singola situazione.

Durante il webinar è stato evidenziato come le attività formative stiano conoscendo un repentino boom proprio in questi mesi. Secondo una ricerca condotta dalla testata specializzata Training Industry Magazine, il 62% di chi aveva ridotto la spesa in formazione durante la pandemia sta ora accelerando per recuperare il tempo perduto.

A ciò si accompagna una pressione forte come non mai per massimizzare la resa degli investimenti, dunque una particolare attenzione a focalizzare le iniziative sul core business dell’azienda.

C’è anche un aumento della complessità organizzativa, data tra l’altro dall’incremento delle aule ibride, cioè formate da persone presenti fisicamente e persone collegate da remoto. E poiché non è praticabile un collegamento da remoto che duri l’intera giornata, si moltiplicano le sessioni: molte brevi anziché poche lunghe.

Conclusione: servono competenze nuove e specialistiche per gestire quella che si sta rivelando essere una trasformazione senza precedenti dell’attività sincrona (in presenza e in virtuale). E un grande salto di qualità nell’ottimizzare l’allocazione delle risorse. 

Che vi sia bisogno di un supporto alla gestione lo ha dimostrato anche l’esito del breve sondaggio che abbiamo condotto durante il webinar. Alla domanda su quali siano le maggiori difficoltà che incontrano nella gestione delle loro aule fisiche e virtuali, i partecipanti hanno risposto soprattutto:

  • gestiamo l’aula manualmente con spreadsheet e calendari 
  • è difficile catturare i dati che servono a produrre reportistica significativa 
  • è difficile tracciare e controllare i costi e il budget
  • non stiamo usando bene le risorse (aule, docenti, materiali) 

Training Orchestra è un Training Management System che, forte dei suoi 20 anni di storia al servizio di 600 clienti in tutto il mondo, consente di dare risposta proprio a queste esigenze:

  • ottimizzare l’uso delle risorse e la schedulazione delle aule
  • controllare i costi in tempo reale
  • ottimizzare il vostro tempo
  • gestire il ciclo di vita della registrazione

Gli strumenti inclusi in Training Orchestra servono a verificare la coerenza e l’aggiornamento dei dati esistenti, monitorare le attività quotidiane e segnalare eventuali criticità logistiche, fornire report di diverso tipo e livello, e molto altro ancora. Un incontro diretto permetterà di analizzare le esigenze concrete e stabilire quali sono le funzioni più utili caso per caso.

Com’è fatto un LMS

Terza e ultima puntata della nostra chiacchierata con Marco Spinelli, Director of Customer Experience di Docebo; questa volta gli abbiamo chiesto come deve essere fatto un LMS. Quali sono cioè gli elementi che non possono mancare in un Learning Management System al passo con i tempi. Eccone l’elenco, con relative spiegazioni.

  • Accessibilità. Un LMS deve essere in grado di garantire un facile accesso a tutti gli studenti a tutti i livelli. Il sistema deve essere progettato in linea con le ultime direttive WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines) in modo da garantire la fruizione a tutti. 
  • Mobilità. La disponibilità di una Mobile APP per la formazione è ormai un requisito chiave per garantire una formazione accessibile ovunque, in qualunque momento e con qualunque device.
  • Gestione di più use case. Un LMS moderno deve essere in grado di coprire più use case all’interno della stessa piattaforma. In passato esistevano soluzioni verticali specifiche specializzate solo su uno specifico use case (formazione interna Vs formazione esterna), la cosa forzava il cliente finale a dover acquistare più LMS per coprire use case diversi. Al giorno d’oggi la maggior parte dei team di L&D sta attuando una politica di consolidamento dei tool LMS in modo da centralizzare in un unico LMS la gestione di tutti gli use case interessanti per l’azienda, tale caratteristica è diventata pertanto un aspetto determinante nella scelta di un LMS.
  • Interfaccia utente personalizzabile e intuitiva. Possibilità di personalizzare il look & feel della piattaforma e rendere l’esperienza utente il più intuitiva possibile, così da poter fruire i corsi senza una formazione specifica.
  • Gestione corsi/cataloghi/percorsi formativi avanzata: Possibilità di gestire tutti i corsi in un modo che sia semplice per l’admin, ma allo stesso tempo offrire funzionalità avanzate applicabili al singolo corso (es. logiche di completamento specializzate, E-commerce, …). Possibilità di raggruppare gli oggetti formativi in percorsi formativi o cataloghi che possano essere messi a disposizione degli utenti finali 
  • Gestione dei contenuti avanzata. I moderni LMS devono essere in grado di supportare i più recenti standard per la formazione (SCORM, AICC, XAPI)
  • Certificazioni. Possibilità di definire percorsi di certificazioni formali e di gestire programmi educativi ricorrenti in maniera automatica (es. certificazioni che hanno solo 1 anno di validità).
  • Content Marketplace. Possibilità di attingere a contenuti formativi esterni o interni alla piattaforma per arricchire l’offerta formativa interna con contenuti di terzi.
  • Gamification. Possibilità di utilizzare badges, leaderboards o contest per aumentare il coinvolgimento degli studenti finali.
  • Integrazione con sistemi di terze parti. L’LMS di solito fa parte di un “Ecosistema formativo” e in quanto tale deve integrarsi con gli altri tool in maniera semplice ed efficace. 
  • Reporting. La reportistica è da sempre un must fondamentale di ogni LMS. Il suo fine è quello di monitorare i progressi degli studenti per individuare i passaggi successivi più adatti.
  • Gestione multi-lingua. I più recenti progetti L&D sono progetti globali che non si limitano a una sola country. Per questo motivo l’LMS deve offrire una localizzazione in lingua dell’interfaccia e supportare una gestione multilingua dei contenuti
  • Analytics. Sempre più spesso le esigenze dei team di L&D non si limitano alla sola reportistica, ma si spingono verso un’analisi approfondita dei dati della formazione per capire quali sono le azioni da intraprendere per migliorare l’offerta formativa (es. qualità dei contenuti, loro efficacia, etc.)   

Docebo è una realtà di livello mondiale: 80 Paesi, 35 lingue, oltre 1.300 clienti. Noi di APPrendere lavoriamo ogni giorno, in qualità di partner, a stretto contatto con i tecnici e gli sviluppatori di Docebo, per accompagnare e assistere le aziende che vogliono trasformare in senso moderno (e digitale) il loro modo di apprendere.

Se ti sei perse le prime due puntate della nostra conversazione con Docebo, qui trovi quella che spiega in che modo il team di Marco supporta il cliente. Nel secondo post, invece, Marco illustra i benefici che un’azienda trae dall’adozione di un LMS.

Quali sono i benefici di un LMS

Continua la nostra chiacchierata con Marco Spinelli, Director of Customer Experience di Docebo (trovi la prima puntata in questo post). Questa volta gli chiediamo di illustrarci quali sono i benefici che un LMS (Learning Management System) porta alle aziende da un lato e alle persone in formazione dall’altro.

Perché un’azienda dovrebbe dotarsi di un LMS? Che cosa ci guadagna?

Possono esserci vantaggi molto specifici in funzione del settore e dello scenario che il cliente vuole implementare. Se volessimo fare un discorso generale per capire quali sono i benefici principali di un LMS indipendentemente da questo, possiamo stilare un elenco come questo:

    • Riduzione dei costi di L&D: digitalizzazione completa o parziale dei corsi in aula (riduzione dei costi logistici per il training on site) e razionalizzazione/riutilizzo dei contenuti didattici.
    • Riduzione dei tempi di formazione per dipendenti, clienti e partner: la possibilità di formare le persone come, quando e dove si vuole riduce notevolmente i tempi di formazione per tutti gli studenti finali indipendentemente dal tipo di use case implementato. 
    • Automazione: la possibilità di automatizzare parzialmente le attività generalmente gestite lato L&D (Iscrizioni, reportistica, notifiche, etc.) permette di efficientare i processi portando a una riduzione del numero di persone necessarie per la gestione del progetto. 
    • Compliance: fare formazione prevede il rispetto di regole di compliance che è facile garantire utilizzando uno strumento come un LMS.
    • Tracciamento dei progressi dello studente: la possibilità di tracciare puntualmente i progressi degli studenti permette di capire quali sono gli skill gap principali delle persone. È così possibile mettere in atto politiche di Re-skilling o upskilling per coprire questi gap.
    • Scoperta di talenti: le funzionalità di Social learning permettono di far emergere i talenti nascosti all’interno dell’azienda.
    • Knowledge retention: possibilità di mantenere la conoscenza delle persone mediante strumenti di social learning. Si evita così di perdere un patrimonio informativo importante, specialmente quando risorse chiave decidono di lasciare l’azienda.
    • Misurazione dell’impatto della formazione: spendere tanto tempo nella costruzione di programmi di formazione complessi e non essere in grado di tracciare la loro efficacia è spesso un limite, che può essere superato con l’adozione di un LMS moderno.
E le persone? Un LMS serve solo per le aziende o migliora la vita anche ai learner?

Decisamente anche i learner ricevono parecchi benefici.  In breve:

    • Acquisizione di competenze richieste per la crescita professionale: un LMS fornisce la possibilità agli studenti di accedere a un catalogo formativo molto ampio, dando la possibilità di formarsi su aspetti interessanti per la propria crescita professionale indipendentemente dai contenuti spinti dal team di L&D .
    • Engagement: l’esperienza di uno studente all’interno di un LMS dovrebbe essere coinvolgente e stimolante. Una buona Learning Experience o strumenti di Gamification avanzati influiscono molto sulla percezione dello studente finale, con effetti positivi anche sui risultati ottenuti.
    • Riconoscimento dei propri talenti: le funzionalità di social learning aiutano lo studente a valorizzare i propri skill e renderli visibili agli occhi dell’azienda. Sempre più spesso la scoperta dei nuovi SME (Subject Matter Expert) arriva dall’utilizzo di questi sistemi e facilita il processo di scoperta dei nuovi talenti.

Per il momento, prima della terza e ultima puntata, vi lasciamo con queste check-list proposteci da Marco. In che modo potreste applicare tutto ciò alla vostra azienda? Che cosa cambierebbe in meglio, e quanto?

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authoring tools

Che cosa sono gli Authoring Tools

Realizzare Formazione Digitale è un lavoro di squadra: ci sono tanti specialisti diversi, che usano tanti strumenti diversi. Tra questi ultimi, un ruolo centrale lo ricoprono gli authoring tools. Con questo termine si indica i software applicativi e i servizi utilizzati per la creazione, la gestione e la pubblicazione del materiale didattico. 

L’offerta di authoring tools è molto vasta e vede soluzioni applicative eterogenee, che vanno dai semplici editor testuali a strumenti per la creazione di mappe cognitive. Comprende anche software di conversione tra diversi formati e validatori per standard di riferimento. 

Grazie a questi strumenti, gli Instructional Designer sono in grado di creare corsi composti da oggetti didattici che possono vantare le seguenti caratteristiche: 

  • compatibilità con gli standard: lo strumento produce dei Learning Object che sono conformi agli standard di e–learning e quindi compatibili con una vasta gamma di piattaforme; 
  • omogeneità visiva: il contenuto prodotto si adatta allo stile specifico di ciascuna delle diverse piattaforme su cui può essere fruito, mantenendone il look & feel; 
  • universalità: il contenuto può essere visualizzato pienamente su una vasta gamma di applicazioni e dispositivi, compresi i sistemi operativi e browser di bassa diffusione, nonché i devices emergenti quali PDA e smartphones; 
  • accessibilità: il tool deve fornire un supporto agli autori affinché siano in grado produrre contenuto accessibile secondo quanto indicato dagli standard e dalle normative nazionali. 

Un authoring tool consente una progettazione grafica di alto livello e l’utilizzo di elementi multimediali quali audio e video. Prevede la possibilità di inserire interazioni per aumentare il coinvolgimento attivo degli utenti e anche i Quiz per misurare il livello di apprendimento.

Ormai viviamo con il mondo in tasca e anche la formazione deve diventare mobile e potersi muovere con noi, ma questo non basta. Qualunque persona, con qualunque esigenza fisica o cognitiva differente, deve risultare autonoma nel proprio percorso, anche quando deve dipendere da tecnologie assistive (per esempio i lettori di schermo o i display Braille). Quello dell’accessibilità è un tema ben presente ai creatori di contenuti digitali. Nel nostro caso, coinvolge le piattaforme LMS, i contenuti, le attività di interazione. 

Concludendo, l’apprendimento digitale è un’esperienza multiforme, articolata e flessibile. Noi lavoriamo in modo che sia adattabile alle diverse esigenze e ai diversi contesti. 

Alla scoperta di Docebo

È nata in Italia ed oggi è un punto di riferimento mondiale: Docebo è partner di APPrendere fin dal (nostro) primo giorno, e in APPrendere siamo esperti di Docebo. Il rapporto è letteralmente quotidiano: scandagliamo nel profondo le esigenze dei nostri clienti alla ricerca della soluzione migliore per ciascuno di loro.

Interlocutore principale dei nostri tecnici è il team  guidato da Marco Spinelli, Director of Customer Experience di Docebo. Gli abbiamo chiesto di aiutarci a spiegare il valore del nostro comune lavoro a vantaggio dei clienti di APPrendere e ne è venuta fuori una chiacchierata densa di contenuti, che vi proporremo a puntate. Questa è la prima.

Che cosa fa in concreto il vostro team? 

Il team di Customer Experience aiuta il cliente a massimizzare il ROI del loro progetto formativo. Ci piace definirci come veri e proprio consulenti di formazione che lavorano proattivamente con i clienti in una logica di partnership. 

Le principali attività che svolgiamo con i clienti sono: 

  • Identificazione degli obiettivi del progetto e monitoraggio dei risultati ottenuti 
  • Identificazione di metriche precise che permettano di monitorare l’andamento del progetto 
  • Condivisione di best practice e spiegazione delle nuove funzionalità della piattaforma per guidare gli sviluppi futuri del progetto del cliente 
  • Incontri periodici per supportare il cliente nell’operatività quotidiana e guidarlo nelle scelte di implementazione
  • Quarterly Business Review: meeting strategici in cui coinvolgiamo i principali stakeholder del progetto per rivedere insieme gli obiettivi di progetto, le metriche/KPI relativi agli ultimi mesi, le prossime attività che vogliamo svolgere insieme e la roadmap di evoluzione del prodotto 
In che modo il vostro lavoro migliora l’esperienza del cliente?

Le nostre attività migliorano l’esperienza in quanto il cliente può sempre contare sul nostro supporto per qualsiasi scelta strategica o operativa relativa al suo progetto. Possiamo utilizzare il nostro bagaglio di esperienza per supportare il cliente nelle scelte chiave del progetto, fornendo esempi concreti relativi ad altri clienti.

In aggiunta, aiutiamo il cliente a ragionare a livello strategico, astraendosi dalle decisioni tattiche/tecniche per focalizzarsi sul valore di quello che si intende costruire.

 Quali sono le sfide più stimolanti che hai affrontato con un cliente?

Ce ne sarebbero molte da citare, provo a riassumerle per categorie: 

  • Digitalizzazione della formazione: clienti legati a una formazione classica onsite con cui abbiamo dovuto lavorare molto per fare comprendere i vantaggi di una formazione digitale e il cambio di paradigma.
  • Resistenza al cambiamento: clienti molto restii a provare nuove strade che hanno avuto bisogno di una spinta in più per raggiungere i risultati sperati.
  • Estensione geografica del progetto: clienti con cui siamo partiti con un progetto nazionale per poi estenderlo ad altre country/nazioni.
  • Estensione del progetto a più use-case: clienti con cui siamo partiti per un utilizzo puramente interno e con cui abbiamo lavorato per espandere il progetto verso l’esterno, cioè verso i loro partner o clienti.
  • Social Learning: clienti con cui abbiamo lavorato molto per stravolgere la logica classica della formazione formale (Admin che iscrive learner) per passare a una logica di social learning dove è lo studente stesso che contribuisce ad alimentare il patrimonio informativo dell’azienda.
Che cosa bolle in pentola per il futuro di Docebo?

Qui ci sarebbe molto da dire, Docebo è da sempre un’azienda molto attiva in ambito innovazione e novità in generale. Dal punto di vista tecnico ci stiamo muovendo a grandi passi verso il concetto di Suite di prodotto, nuovi prodotti verranno lanciati sul mercato a stretto giro per coprire le esigenze dei nostri clienti a 360°.

Continueremo a puntare sull’AI come elemento chiave per semplificare la vita ai superadmin e regalare un’esperienza migliore ai nostri studenti.

Dal punto di vista organizzativo ci stiamo espandendo in nuovi mercati (a livello geografico) e mi aspetto che il team continui a crescere con il ritmo attuale…. non posso aggiungere altro ma credo che ci saranno importanti novità in arrivo :-) 

continua

Che cos’è un Training Management System

Efficienza e rapidità nell’amministrazione e nella logistica dei corsi: c’è anche questo tra i benefici della digitalizzazione. Ci è già capitato di parlare dei Learning Management System e sicuramente avremo modo di tornarci, vista la loro importanza. Questi sono sistemi focalizzati sulla creazione ed erogazione dei corsi e-learning, e non sono ottimizzati per la gestione delle aule.

Per quest’ultimo aspetto sono stati sviluppati sistemi di altro tipo, che hanno un nome simile ma una funzione totalmente differente: i Training Management System (TMS). Ne parleremo presto in un apposito webinar insieme al nostro partner Training Orchestra, ma nell’attesa possiamo cominciare a dare una prima occhiata per capire di che cosa si tratta.

In estrema sintesi, possiamo dire che, mentre un LMS serve a erogare i contenuti, un TMS è pensato per il back-office, cioè per l’amministrazione e la logistica. Esso aiuta le organizzazioni a ottimizzare il flusso dei processi di formazione in aule fisiche e virtuali, fornendo un modo più efficiente di gestire, tracciare e vendere le attività gestite da un trainer.

Un TMS fornisce supporto in attività quali stilare i calendari delle sessioni, assegnare i trainer e le risorse a ciascuna aula, rilevare i costi in modo analitico.

I due sistemi, TMS e LMS sono complementari tra di loro. Così, le organizzazioni che prevedono sia aule fisiche che strumenti digitali possono decidere di investire in entrambi i tipi di software.

Un Learning Management System nasce avendo in mente i fruitori dei corsi: serve a organizzare i contenuti, erogare il corso e tracciare i progressi compiuti.

Le funzioni di un TMS

Il Training Management System, invece, è disegnato sui bisogno degli amministratori della formazione, come training manager, società di formazione, responsabili di corporate academy, persone di HR, eccetera. Un TMS tipicamente si occupa dei processi di back-office, tra i quali per esempio:

  • Organizzazione della logistica e delle risorse.
  • Calendarizzazione del corso: aule virtuali, sessioni in presenza, eccetera.
  • Amministrazione automatizzata e centralizzazione dei dati.
  • Conferme di iscrizione, email di pro-memoria.
  • Creazione di reports e business intelligence.
  • Monitoraggio dei costi e della redditività, gestione e ottimizzazione del budget.
  • Gestione di ordini e fatture sull’intero ciclo di vendita, per società di formazione ed extended enterprise.

Avremo modo di approfondire in diretta le caratteristiche di un TMS e le sue differenze con un LMS durante il webinar previsto per il 29 settembre 2021. Presto pubblicheremo tutti i dettagli: restate connessi!

Come è fatta una Digital Academy

La Formazione Digitale può assumere molte forme e usare strumenti differenti, ma la “sede” naturale di una digital academy aziendale è un Learning Management System, più noto con la sua sigla LMS. Si tratta di una piattaforma online che ospita tutto quanto serve per l’erogazione e la gestione dell’attività formativa.

Uno strumento completo che può trasformare in modo significativo la performance delle persone in azienda, dei partner e dei clienti.

Multimediale e multicanale

Dentro un LMS è possibile creare percorsi sia verticali, per diventare esperti di una determinata materia, sia orizzontali, se si tratta di approfondire tematiche al di fuori del ruolo specifico o inerenti le soft skills. Si possono anche organizzare cataloghi di consultazione di materiali o canali tematici. Ed è possibile avere corsi indirizzati anche ai partner e ai clienti, per supportare l’utilizzo dei prodotti o dei servizi e rinforzare i vantaggi della collaborazione.

Gli oggetti didattici e i materiali possono essere di qualunque formato: documenti di testo, immagini, file audio, filmati, moduli interattivi… Questa varietà è un elemento fondamentale di efficacia, permettendo a tutti di seguire la propria modalità preferita. Ciascuno infatti apprende in modo diverso: c’è chi preferisce leggere un testo scritto e chi invece è maggiormente predisposto ad assimilare i contenuti ascoltandoli o attraverso altre attività ancora. 

Analogamente, è possibile mettere in condizione le persone di fruire dei corsi nei tempi e momenti per ciascuno più adatti: un LMS infatti funziona su ogni dispositivo, dal computer al tablet allo smartphone.

Collaborare e condividere

Altrettanto importante è la possibilità di interazione tra gli utenti: in un LMS tutti gli iscritti possono caricare materiali che possano interessare i colleghi, nonché partecipare a forum di discussione. “Dettaglio” tutt’altro che trascurabile: il ruolo della condivisione della conoscenza (knowledge sharing) e dell’apprendimento reciproco tra colleghi (peer learning) è decisivo per la costruzione di una formazione efficace. Cioè una formazione che conduca direttamente al fare, all’acquisizione di comportamenti nuovi e di performance migliori.

Tutti questi elementi fanno inoltre aumentare l’engagement delle persone, ingrediente irrinunciabile nell’ambiente digitale. 

Integrare e certificare

Un LMS consente anche di tenere traccia di tutti i momenti della formazione: attesta quando un utente si è collegato, quali materiali ha utilizzato e quali no e quindi se ha completato un certo ciclo di formazione oppure non ancora. Rende così possibile l’attestazione formale della formazione, cioè l’utilizzo del digitale anche per quei corsi obbligatori che devono essere certificati.

Infine, da sottolineare anche che è possibile, volendo, integrare l’LMS nei sistemi aziendali, in modo che l’utente abbia a disposizione la digital academy senza dover accedere ad un ambiente diverso da quello che usa per il suo lavoro. Ciò significa anche fare in modo che il sistema che gestisce la formazione può dialogare automaticamente con i sistemi di gestione dell’azienda, ma di questo parleremo in un altro post.

ha collaborato Simona Simionato

microlearning

Il nostro webinar sul microlearning

Nel caso non abbiate avuto la possibilitá di seguire il nostro webinar “Come creare un corso microlearning da zero” oppure vorreste rivedere la registrazione ti lasciamo il link dove poter scaricare la registrazione.

Per tutte le domande o ti servisse qualche altra spiegazione contattaci.

Buona visione!