Perché ti serve un Training Management System

Lo scorso 29 settembre abbiamo potuto toccare con mano in che modo è possibile migliorare l’efficienza della gestione della formazione in azienda. È accaduto in occasione di un webinar gratuito che abbiamo organizzato insieme a Training Orchestra, il Training Management System partner di Apprendere. In collegamento c’erano numerosi L&D manager, HR e formatori.

La partnership con Training Orchestra è un ottimo esempio di ciò che APPrendere, tra le altre cose, offre alle aziende: la conoscenza degli strumenti e delle tecnologie più aggiornate e la capacità di scegliere la soluzione più adatta ad ogni singola situazione.

Durante il webinar è stato evidenziato come le attività formative stiano conoscendo un repentino boom proprio in questi mesi. Secondo una ricerca condotta dalla testata specializzata Training Industry Magazine, il 62% di chi aveva ridotto la spesa in formazione durante la pandemia sta ora accelerando per recuperare il tempo perduto.

A ciò si accompagna una pressione forte come non mai per massimizzare la resa degli investimenti, dunque una particolare attenzione a focalizzare le iniziative sul core business dell’azienda.

C’è anche un aumento della complessità organizzativa, data tra l’altro dall’incremento delle aule ibride, cioè formate da persone presenti fisicamente e persone collegate da remoto. E poiché non è praticabile un collegamento da remoto che duri l’intera giornata, si moltiplicano le sessioni: molte brevi anziché poche lunghe.

Conclusione: servono competenze nuove e specialistiche per gestire quella che si sta rivelando essere una trasformazione senza precedenti dell’attività sincrona (in presenza e in virtuale). E un grande salto di qualità nell’ottimizzare l’allocazione delle risorse. 

Che vi sia bisogno di un supporto alla gestione lo ha dimostrato anche l’esito del breve sondaggio che abbiamo condotto durante il webinar. Alla domanda su quali siano le maggiori difficoltà che incontrano nella gestione delle loro aule fisiche e virtuali, i partecipanti hanno risposto soprattutto:

  • gestiamo l’aula manualmente con spreadsheet e calendari 
  • è difficile catturare i dati che servono a produrre reportistica significativa 
  • è difficile tracciare e controllare i costi e il budget
  • non stiamo usando bene le risorse (aule, docenti, materiali) 

Training Orchestra è un Training Management System che, forte dei suoi 20 anni di storia al servizio di 600 clienti in tutto il mondo, consente di dare risposta proprio a queste esigenze:

  • ottimizzare l’uso delle risorse e la schedulazione delle aule
  • controllare i costi in tempo reale
  • ottimizzare il vostro tempo
  • gestire il ciclo di vita della registrazione

Gli strumenti inclusi in Training Orchestra servono a verificare la coerenza e l’aggiornamento dei dati esistenti, monitorare le attività quotidiane e segnalare eventuali criticità logistiche, fornire report di diverso tipo e livello, e molto altro ancora. Un incontro diretto permetterà di analizzare le esigenze concrete e stabilire quali sono le funzioni più utili caso per caso.

Personalizzare la formazione. Per davvero.

L’epoca della formazione intesa come lezione in aula è ormai al tramonto. Intendiamoci: non è che l’attività in aula non debba più esistere, tutt’altro. Ma non è più da considerare come LO strumento della formazione: è solo uno dei tanti canali e oggetti che le persone possono utilizzare per  apprendere ciò che è funzionale al loro sviluppo professionale e personale in un panorama di formazione personalizzata.

Quello che oggi le persone desiderano è una formazione che sia utile immediatamente, focalizzata su temi precisi e compatibile con i ritmi quotidiani. Vogliono una formazione adatta alle proprie esigenze individuali: proprio come prevede, appunto, la metodologia dell’adaptive learning.

La tecnologia digitale rende possibile applicarla in modo molto preciso e efficiente. Possiamo calibrare il livello di approfondimento dei contenuti in funzione delle mansioni specifiche di ciascun learner. Di molti argomenti, infatti, qualcuno in azienda deve avere una conoscenza approfondita, da specialista. Altri hanno bisogno soltanto di una infarinatura, giusto per sapere che esiste quella problematica e a chi rivolgersi in caso di necessità.

Obbligare anche questi ultimi a uno studio approfondito che non ha applicazioni operative è una perdita di tempo, di denaro e di motivazione.

Personalizzare il tipo di contenuto secondo la funzione e il ruolo, e quindi del bisogno pratico effettivo, è uno dei benefici innovativi dell’adaptive learning digitale.

In più c’è la possibilità di mettere i learner in condizione di dedicarsi all’apprendimento nei momenti più opportuni, dedicando tempo e attenzione soltanto ai contenuti necessari, grazie alla capacità del software di calibrare opportunamente la presentazione del materiale.

L’organizzazione di un programma di questo tipo prevede un certo lavoro iniziale per organizzare il contenuto. L’erogazione, di contro, è molto leggera: distribuita in un arco di tempo a piacere, in cui i momenti di fruizione sono scelti liberamente dai learner. Il sistema fornisce una reportistica che permette di monitorare in tempo reale le attività di apprendimento.

I principi e la teoria alla base dell’adaptive learning non sono una novità assoluta. La novità sta nel fatto che la digitalizzazione consente un’applicazione compiuta ed efficace di quei principi. Ora che la tecnologia esiste, è compito degli esseri umani mettere a punto i metodi e i processi più adatti a cogliere questa nuova, preziosa opportunità di formazione personalizzata. È appunto questo quando diciamo che in APPrendere trasformiamo il modo di apprendere nelle organizzazioni.

Com’è fatto un LMS

Terza e ultima puntata della nostra chiacchierata con Marco Spinelli, Director of Customer Experience di Docebo; questa volta gli abbiamo chiesto come deve essere fatto un LMS. Quali sono cioè gli elementi che non possono mancare in un Learning Management System al passo con i tempi. Eccone l’elenco, con relative spiegazioni.

  • Accessibilità. Un LMS deve essere in grado di garantire un facile accesso a tutti gli studenti a tutti i livelli. Il sistema deve essere progettato in linea con le ultime direttive WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines) in modo da garantire la fruizione a tutti. 
  • Mobilità. La disponibilità di una Mobile APP per la formazione è ormai un requisito chiave per garantire una formazione accessibile ovunque, in qualunque momento e con qualunque device.
  • Gestione di più use case. Un LMS moderno deve essere in grado di coprire più use case all’interno della stessa piattaforma. In passato esistevano soluzioni verticali specifiche specializzate solo su uno specifico use case (formazione interna Vs formazione esterna), la cosa forzava il cliente finale a dover acquistare più LMS per coprire use case diversi. Al giorno d’oggi la maggior parte dei team di L&D sta attuando una politica di consolidamento dei tool LMS in modo da centralizzare in un unico LMS la gestione di tutti gli use case interessanti per l’azienda, tale caratteristica è diventata pertanto un aspetto determinante nella scelta di un LMS.
  • Interfaccia utente personalizzabile e intuitiva. Possibilità di personalizzare il look & feel della piattaforma e rendere l’esperienza utente il più intuitiva possibile, così da poter fruire i corsi senza una formazione specifica.
  • Gestione corsi/cataloghi/percorsi formativi avanzata: Possibilità di gestire tutti i corsi in un modo che sia semplice per l’admin, ma allo stesso tempo offrire funzionalità avanzate applicabili al singolo corso (es. logiche di completamento specializzate, E-commerce, …). Possibilità di raggruppare gli oggetti formativi in percorsi formativi o cataloghi che possano essere messi a disposizione degli utenti finali 
  • Gestione dei contenuti avanzata. I moderni LMS devono essere in grado di supportare i più recenti standard per la formazione (SCORM, AICC, XAPI)
  • Certificazioni. Possibilità di definire percorsi di certificazioni formali e di gestire programmi educativi ricorrenti in maniera automatica (es. certificazioni che hanno solo 1 anno di validità).
  • Content Marketplace. Possibilità di attingere a contenuti formativi esterni o interni alla piattaforma per arricchire l’offerta formativa interna con contenuti di terzi.
  • Gamification. Possibilità di utilizzare badges, leaderboards o contest per aumentare il coinvolgimento degli studenti finali.
  • Integrazione con sistemi di terze parti. L’LMS di solito fa parte di un “Ecosistema formativo” e in quanto tale deve integrarsi con gli altri tool in maniera semplice ed efficace. 
  • Reporting. La reportistica è da sempre un must fondamentale di ogni LMS. Il suo fine è quello di monitorare i progressi degli studenti per individuare i passaggi successivi più adatti.
  • Gestione multi-lingua. I più recenti progetti L&D sono progetti globali che non si limitano a una sola country. Per questo motivo l’LMS deve offrire una localizzazione in lingua dell’interfaccia e supportare una gestione multilingua dei contenuti
  • Analytics. Sempre più spesso le esigenze dei team di L&D non si limitano alla sola reportistica, ma si spingono verso un’analisi approfondita dei dati della formazione per capire quali sono le azioni da intraprendere per migliorare l’offerta formativa (es. qualità dei contenuti, loro efficacia, etc.)   

Docebo è una realtà di livello mondiale: 80 Paesi, 35 lingue, oltre 1.300 clienti. Noi di APPrendere lavoriamo ogni giorno, in qualità di partner, a stretto contatto con i tecnici e gli sviluppatori di Docebo, per accompagnare e assistere le aziende che vogliono trasformare in senso moderno (e digitale) il loro modo di apprendere.

Se ti sei perse le prime due puntate della nostra conversazione con Docebo, qui trovi quella che spiega in che modo il team di Marco supporta il cliente. Nel secondo post, invece, Marco illustra i benefici che un’azienda trae dall’adozione di un LMS.