Perché ti serve un Training Management System

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Lo scorso 29 settembre abbiamo potuto toccare con mano in che modo è possibile migliorare l’efficienza della gestione della formazione in azienda. È accaduto in occasione di un webinar gratuito che abbiamo organizzato insieme a Training Orchestra, il Training Management System partner di Apprendere. In collegamento c’erano numerosi L&D manager, HR e formatori.

La partnership con Training Orchestra è un ottimo esempio di ciò che APPrendere, tra le altre cose, offre alle aziende: la conoscenza degli strumenti e delle tecnologie più aggiornate e la capacità di scegliere la soluzione più adatta ad ogni singola situazione.

Durante il webinar è stato evidenziato come le attività formative stiano conoscendo un repentino boom proprio in questi mesi. Secondo una ricerca condotta dalla testata specializzata Training Industry Magazine, il 62% di chi aveva ridotto la spesa in formazione durante la pandemia sta ora accelerando per recuperare il tempo perduto.

A ciò si accompagna una pressione forte come non mai per massimizzare la resa degli investimenti, dunque una particolare attenzione a focalizzare le iniziative sul core business dell’azienda.

C’è anche un aumento della complessità organizzativa, data tra l’altro dall’incremento delle aule ibride, cioè formate da persone presenti fisicamente e persone collegate da remoto. E poiché non è praticabile un collegamento da remoto che duri l’intera giornata, si moltiplicano le sessioni: molte brevi anziché poche lunghe.

Conclusione: servono competenze nuove e specialistiche per gestire quella che si sta rivelando essere una trasformazione senza precedenti dell’attività sincrona (in presenza e in virtuale). E un grande salto di qualità nell’ottimizzare l’allocazione delle risorse. 

Che vi sia bisogno di un supporto alla gestione lo ha dimostrato anche l’esito del breve sondaggio che abbiamo condotto durante il webinar. Alla domanda su quali siano le maggiori difficoltà che incontrano nella gestione delle loro aule fisiche e virtuali, i partecipanti hanno risposto soprattutto:

  • gestiamo l’aula manualmente con spreadsheet e calendari 
  • è difficile catturare i dati che servono a produrre reportistica significativa 
  • è difficile tracciare e controllare i costi e il budget
  • non stiamo usando bene le risorse (aule, docenti, materiali) 

Training Orchestra è un Training Management System che, forte dei suoi 20 anni di storia al servizio di 600 clienti in tutto il mondo, consente di dare risposta proprio a queste esigenze:

  • ottimizzare l’uso delle risorse e la schedulazione delle aule
  • controllare i costi in tempo reale
  • ottimizzare il vostro tempo
  • gestire il ciclo di vita della registrazione

Gli strumenti inclusi in Training Orchestra servono a verificare la coerenza e l’aggiornamento dei dati esistenti, monitorare le attività quotidiane e segnalare eventuali criticità logistiche, fornire report di diverso tipo e livello, e molto altro ancora. Un incontro diretto permetterà di analizzare le esigenze concrete e stabilire quali sono le funzioni più utili caso per caso.

Personalizzare la formazione. Per davvero.

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L’epoca della formazione intesa come lezione in aula è ormai al tramonto. Intendiamoci: non è che l’attività in aula non debba più esistere, tutt’altro. Ma non è più da considerare come LO strumento della formazione: è solo uno dei tanti canali e oggetti che le persone possono utilizzare per  apprendere ciò che è funzionale al loro sviluppo professionale e personale in un panorama di formazione personalizzata.

Quello che oggi le persone desiderano è una formazione che sia utile immediatamente, focalizzata su temi precisi e compatibile con i ritmi quotidiani. Vogliono una formazione adatta alle proprie esigenze individuali: proprio come prevede, appunto, la metodologia dell’adaptive learning.

La tecnologia digitale rende possibile applicarla in modo molto preciso e efficiente. Possiamo calibrare il livello di approfondimento dei contenuti in funzione delle mansioni specifiche di ciascun learner. Di molti argomenti, infatti, qualcuno in azienda deve avere una conoscenza approfondita, da specialista. Altri hanno bisogno soltanto di una infarinatura, giusto per sapere che esiste quella problematica e a chi rivolgersi in caso di necessità.

Obbligare anche questi ultimi a uno studio approfondito che non ha applicazioni operative è una perdita di tempo, di denaro e di motivazione.

Personalizzare il tipo di contenuto secondo la funzione e il ruolo, e quindi del bisogno pratico effettivo, è uno dei benefici innovativi dell’adaptive learning digitale.

In più c’è la possibilità di mettere i learner in condizione di dedicarsi all’apprendimento nei momenti più opportuni, dedicando tempo e attenzione soltanto ai contenuti necessari, grazie alla capacità del software di calibrare opportunamente la presentazione del materiale.

L’organizzazione di un programma di questo tipo prevede un certo lavoro iniziale per organizzare il contenuto. L’erogazione, di contro, è molto leggera: distribuita in un arco di tempo a piacere, in cui i momenti di fruizione sono scelti liberamente dai learner. Il sistema fornisce una reportistica che permette di monitorare in tempo reale le attività di apprendimento.

I principi e la teoria alla base dell’adaptive learning non sono una novità assoluta. La novità sta nel fatto che la digitalizzazione consente un’applicazione compiuta ed efficace di quei principi. Ora che la tecnologia esiste, è compito degli esseri umani mettere a punto i metodi e i processi più adatti a cogliere questa nuova, preziosa opportunità di formazione personalizzata. È appunto questo quando diciamo che in APPrendere trasformiamo il modo di apprendere nelle organizzazioni.