Che cos’è un Training Management System

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Efficienza e rapidità nell’amministrazione e nella logistica dei corsi: c’è anche questo tra i benefici della digitalizzazione. Ci è già capitato di parlare dei Learning Management System e sicuramente avremo modo di tornarci, vista la loro importanza. Questi sono sistemi focalizzati sulla creazione ed erogazione dei corsi e-learning, e non sono ottimizzati per la gestione delle aule.

Per quest’ultimo aspetto sono stati sviluppati sistemi di altro tipo, che hanno un nome simile ma una funzione totalmente differente: i Training Management System (TMS). Ne parleremo presto in un apposito webinar insieme al nostro partner Training Orchestra, ma nell’attesa possiamo cominciare a dare una prima occhiata per capire di che cosa si tratta.

In estrema sintesi, possiamo dire che, mentre un LMS serve a erogare i contenuti, un TMS è pensato per il back-office, cioè per l’amministrazione e la logistica. Esso aiuta le organizzazioni a ottimizzare il flusso dei processi di formazione in aule fisiche e virtuali, fornendo un modo più efficiente di gestire, tracciare e vendere le attività gestite da un trainer.

Un TMS fornisce supporto in attività quali stilare i calendari delle sessioni, assegnare i trainer e le risorse a ciascuna aula, rilevare i costi in modo analitico.

I due sistemi, TMS e LMS sono complementari tra di loro. Così, le organizzazioni che prevedono sia aule fisiche che strumenti digitali possono decidere di investire in entrambi i tipi di software.

Un Learning Management System nasce avendo in mente i fruitori dei corsi: serve a organizzare i contenuti, erogare il corso e tracciare i progressi compiuti.

Le funzioni di un TMS

Il Training Management System, invece, è disegnato sui bisogno degli amministratori della formazione, come training manager, società di formazione, responsabili di corporate academy, persone di HR, eccetera. Un TMS tipicamente si occupa dei processi di back-office, tra i quali per esempio:

  • Organizzazione della logistica e delle risorse.
  • Calendarizzazione del corso: aule virtuali, sessioni in presenza, eccetera.
  • Amministrazione automatizzata e centralizzazione dei dati.
  • Conferme di iscrizione, email di pro-memoria.
  • Creazione di reports e business intelligence.
  • Monitoraggio dei costi e della redditività, gestione e ottimizzazione del budget.
  • Gestione di ordini e fatture sull’intero ciclo di vendita, per società di formazione ed extended enterprise.

Avremo modo di approfondire in diretta le caratteristiche di un TMS e le sue differenze con un LMS durante il webinar previsto per il 29 settembre 2021. Presto pubblicheremo tutti i dettagli: restate connessi!

Complessità, leadership e apprendimento continuo

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Recentemente ho avuto un appassionante incontro con un executive di una grande multinazionale, in cui abbiamo parlato a lungo della leadership. E in particolare di quanto sia difficile “essere leader” quando sei costantemente immerso nell’ambiguità e nella complessità. Quando devi prendere decisioni velocemente senza riuscire a definire con sufficiente precisione gli impatti che questa produrrà.

La complessità dell’ambiente e delle organizzazioni sembra diventare stritolante: ci sentiamo sempre più soli di fronte alla crescente frustrazione derivante dall’incapacità di governare una realtà cangiante.

Il gioco dell’ipercomplessità nelle organizzazioni

Il sociologo tedesco Niklas Luhmann ha ben descritto questa situazione parlando di ipercomplessità: qualsiasi cosa nella società postmoderna (o società liquida per dirla con Zigmunt Bauman, un altro sociologo) può essere descritta e organizzata in una serie tendenzialmente infinita di modi.

Per comprendere velocemente la realtà cerchiamo di semplificare la sua complessità mediante un processo di riduzione degli elementi che la compongono. È il modo che abbiamo appreso per gestire l’enorme massa di informazioni nella quale siamo costantemente immersi, selezionando cosa ci sembra rilevante (o noto) e ciò che non lo è.

Quando descriviamo la realtà comunicando, partiamo dalla semplificazione che ne abbiamo fatto, la quale a sua volta viene semplificata dal ricevente. Si innesca così un processo ricorsivo che genera l’ipercomplessità. Il risultato è che, in termini organizzativi e sociali, una definizione precisa, una comprensione piena e libera dalle ambiguità diventa impossibile. Tutto può essere interpretato in un numero praticamente infinito di modi.

Leadership e complessità

Le tradizioni (a questo servono) hanno offerto una chiave di lettura per l’interpretazione degli eventi, fornendo un significato condiviso che semplifica la relazione e “libera” l’individuo dal dover decidere autonomamente.

Nella società liquida questa protezione psicologica si dissolve: le organizzazioni hanno fame di significati che possano interpretare una realtà così difficile da comprendere, significati da condividere.

 

Non è più applicabile il “si è sempre fatto così!”, non basta più ed è evidente. Ciò che facevamo, gli approcci e gli strumenti utilizzati solo pochi anni fa, non sono più adeguati alla nuova realtà. Lo stesso concetto di cambiamento modifica il suo significato divenendo un movimento di trasformazione senza fine.

Lo sviluppo della leadership dell’ipercomplessità

Essere leader dell’ipercomplessità significa sviluppare una nuova competenza: essere capaci di osservare la propria attitudine manageriale come se la guardassimo dall’alto. Nell’era postmoderna cresce la necessità di una leadership riflessiva, in grado di affiancare alle capacità realizzative l’attitudine all’osservazione della propria azione e dei risultati che questa offre.

Nella complessità non esistono soluzioni certe.

Come Luhmann suggerisce, nell’ipercomplessità è necessario un adattamento continuo che è possibile solo riuscendo ad apprendere senza sosta dalle proprie azioni (anche dagli errori) e da tutte le fonti possibili.

La formazione digitale diventa per questo uno strumento indispensabile e imprescindibile per offrire ai leader, e non solo, gli strumenti per continuare ad apprendere e a condividere intuizioni ed esperienze, contribuendo in modo sostanziale allo sviluppo dell’intero ecosistema organizzativo.

Adaptive Learning

Adaptive learning: come funziona, e perché

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“Non ho tempo, c’è sempre molto lavoro da fare”: è una delle obiezioni più ricorrenti avanzate dalle persone in azienda (a tutti i livelli) di fronte alla prospettiva di un corso di formazione. Oltre alla percezione di non avere tempo, ad ostacolare una partecipazione fruttuosa alle attività formative c’è anche la carenza di spazio mentale, cioè di attenzione e concentrazione, e pure la mancanza di una motivazione sufficiente.

Spesso ci si mette anche la noia, dovuta al fatto che una parte dei contenuti – magari la maggior parte di essi – è già nota, appresa in corsi precedenti o direttamente dall’esperienza sul campo. 

Si può ribadire quanto si vuole che aumentare le proprie conoscenze e competenze è parte integrante dell’attività lavorativa, specie in questa “economia della conoscenza”. Se in teoria siamo tutti d’accordo, nella pratica la pressione quotidiana dei problemi da risolvere e degli obiettivi da raggiungere ha quasi sempre la meglio.

Si direbbe insomma che l’intoppo non stia tanto nel cosa, cioè nell’importanza della formazione, quanto piuttosto nel come fare in modo che essa trovi un’attuazione pratica.

Questo “come” si regge su (almeno) due pilastri: come apprendono gli adulti e come usare al meglio la tecnologia digitale.

I quali, non per caso, sono i punti di riferimento di Apprendere. 

È proprio grazie alle caratteristiche uniche del digitale che oggi siamo in grado di sfruttare al meglio ciò che già conosciamo sul modo in cui le persone apprendono. I software di adaptive learning (come quelli dei nostri partner) erogano a ciascun individuo i contenuti più adatti alle sue conoscenze, senza annoiarlo con ciò che già sa e senza frustrarlo con ciò che ancora è troppo avanzato per lui.

Ma c’è di più. I programmi di adaptive learning sono organizzati in modo da rinforzare il primo apprendimento utilizzando con precisione meccanismi come l’interleaving e lo spacing effect, proponendo cioè i contenuti con l’alternanza e con la cadenza temporale ottimali per la definitiva memorizzazione e interiorizzazione della materia.

Ma come la mettiamo con il fatto che “non c’è tempo”? Qui entra in azione il microlearning: il contenuto viene confezionato in “nuclei” brevi, focalizzati e rilevanti, che possono essere fruiti nel giro di 2 o 3 minuti ciascuno. La persona può scegliere il momento più adatto per dedicarvisi, e 3 minuti dentro il flusso delle incombenze quotidiane li si trovano sicuramente. Fino a diventare una piacevole e gradita abitudine. 

Ecco quindi che questa metodologia, grazie alle possibilità inedite offerte dalle nuove tecnologie, agisce sulle criticità più comuni: tempo, motivazione, assimilazione effettiva dei contenuti, misurazione del completamento e dell’efficacia della formazione.

L’adaptive learning, combinato con i meccanismi del micro learning, è forse la frontiera in questo momento più innovativa e interessante della formazione digitale. È una delle risorse principali su cui fa affidamento APPrendere per trasformare il modo di apprendere nelle organizzazioni.